Cinco nuevas formas de llegar a tus metas más rápidamente con GSuite

Cinco nuevas formas de llegar a tus metas más rápidamente con GSuite

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Una de las mejoras centrales de Google Docs es ayudarte a ti y a tu equipo de trabajo recogiendo ideas para conseguir los objetivos de forma más fácil y rápida. El mes pasado Google lanzó Explora  para Google Docs, Hojas de Cálculo  y Presentaciones.  Esto  puede ayudar a tu equipo a crear Presentaciones sorprendentes, Hojas de Cálculo y Google Docs en muy poco tiempo.

Google ha introducido cinco características nuevas para ahorrar tiempo, diseñadas para acelerar, simplificar la forma de trabajo y  llevar las ideas de tu equipo  también a la vida real.

1. DEDICAR MENOS TIEMPO A AVERIGUAR QUIÉN ES DUEÑO DE QUÉ, CON ELEMENTOS DE ACCIÓN

Según una investigación realizada por el Instituto Global McKinsey , los trabajadores pasan alrededor del 20% de su semana de trabajo- casi un día entero- buscando detalles internos y localizando a expertos en busca de respuestas.

Esto se produce habitualmente cuando un documento está lleno de ideas, peticiones y comentarios, por lo que es difícil tener una idea clara de quién es responsable de qué. Para mantener los proyectos en orden, cuando se escriben frases asignando tareas a cada trabajador, Google Docs ha sido mejorado para sugerir comentarios para asignar a la persona adecuada, gracias al procesamiento del lenguaje natural (NLP).

 

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También puedes manualmente asignar un elemento de acción a alguien en los Docs, Hojas de cálculo, Presentaciones y aplicaciones móviles mediante la mención de su nombre en un comentario y revisión del correo electrónico. El destinatario obtendrá una notificación por correo electrónico y verá el elemento. Esta acción se verá claramente con una barra de color azul cuando se abra el archivo.

 

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2. PASAR MENOS TIEMPO BUSCANDO LOS ARCHIVOS QUE NECESITES

Una vez que se han asignado los puntos de acción, es fácil para los miembros del equipo identificar los Docs, Hojas de Cálculo y Presentaciones pertinentes. Cuando  visiten Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones (o unidad) en sus ordenadores portátiles o aplicaciones móviles, van a ver una insignia en cualquier archivo con puntos de acción que se les asignan, además de cualquier comentarios o  sugerencias que otros han hecho a sus archivos.

 

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3. PASAR MENOS TIEMPO CREANDO PREGUNTAS DE LA FORMA MÁS RÁPIDA E INTELIGENTE.

Desde su lanzamiento en 2008, más de mil millones de preguntas se han hecho sobre Formularios de Google en  Internet, que nos permite identificar patrones comunes, como los tipos de preguntas y las opciones de respuesta que por lo general van con ellos. Con la ayuda de redes sociales,  podemos predecir el tipo de pregunta que están pidiendo y sugerir posibles respuestas para que  puedas elegir, disminuyendo alrededor del 25% del tiempo que se solía gastar en la creación de un formulario.

Pongamos un ejemplo se quiere planificar un evento que dure todo el día en la oficina, se necesita saber qué día funciona mejor para su equipo. Al escribir  “¿Qué días estás disponible la próxima semana?”. Las características inteligentes determinarán qué, “casillas de verificación” es el tipo de respuesta ideal para esta pregunta, ya que generan opciones de respuesta relacionadas que se pueden agregar una por una o todas juntas.

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Una de los características más solicitadas por nuestros clientes de negocios es la posibilidad de, “cargar archivos” en cada pregunta. Los encuestados pueden subir archivos desde el ordenador o la nube, los cuáles se recogerán en una carpeta Drive.

Nota: Esta función sólo está disponible para los clientes de GSuite en Formularios de Google.

 

4. PERDER MENOS TIEMPO ESCRIBIENDO CON LA NUEVA FUNCIÓN DE COMANDOS DE VOZ.

El año pasado Google lanzó el reconocimiento de voz en Google Docs para ser una ayuda en la captura de grandes y pequeñas ideas sin apenas esfuerzo.

Se están añadiendo más funcionalidades a la hora de formatear y personalizar el contenido con comandos para cambiar el color del texto, la supresión de palabras automática, la inserción de enlaces y comentarios, además de otras formas.

5. DEDICAR MENOS TIEMPO A TRABAJAR  APLICACIONES  PARA HACER COSAS.

Google desea que la aplicación sea lo más productiva y colaborativa posible, independientemente de las herramientas con las que decidas trabajar, por lo que nos hemos asociado con Slack para poder trabajar más fácilmente con archivos de Google Docs. Con un clic en el botón “+” en Slack, puedes traer archivos de la unidad directamente a una conversación con su equipo, o crear nuevos documentos, hojas y archivos directamente desde Slack diapositivas. Puede ver más detalles en el blog de Slack .

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Con la introducción de Explora , actualizaciones y  cambios en los productos que se basan en la inteligencia artificial, enfocándose en el tiempo dedicado a tareas rutinarias y repetitivas será más fácil con GSuite. Ahora puedes enfocar tu energía de forma creativa y estratégica, eliminando algunas tareas rutinarias.

 

 

 

 

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